షేర్‌పాయింట్‌లో డాక్యుమెంట్‌లను నిర్వహించడం అత్యంత ముఖ్యమైన విషయాలలో ఒకటి. వ్యాపారంలో, పత్రాలు తరచుగా విషయాలు అభివృద్ధి చెందుతాయి. వారు వ్యాపారం కోసం OneDriveలో ప్రారంభించి, సంస్థ యొక్క టీమ్ సైట్‌లో ముగుస్తుంది. డాక్యుమెంట్‌లు తరచుగా లొకేషన్‌లను మారుస్తాయి కాబట్టి షేర్‌పాయింట్‌లో కదిలే పత్రాల ఇన్‌లు మరియు అవుట్‌లను తెలుసుకోవడం చాలా కీలకం.
దీన్ని చేయడానికి అనేక మార్గాలు
షేర్‌పాయింట్‌లో పనిచేసిన ప్రతి ఒక్కరికీ ఒక నిర్దిష్ట పనిని పూర్తి చేయడానికి అనేక మార్గాలు ఉన్నాయని తెలుసు. పత్రాలను తరలించడం మినహాయింపు కాదు. మీరు ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్ లేదా మైగ్రేషన్ టూల్‌ని ఉపయోగించడం ముగించినా, తరలించిన పత్రాల సంఖ్య, సంస్కరణ చరిత్ర నిలుపుదల యొక్క ప్రాముఖ్యత, మెటాడేటా మరియు మరిన్ని వంటి అనేక అంశాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
1. ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్
ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్‌ని ఉపయోగించి డాక్యుమెంట్‌ను తరలించడానికి, టార్గెట్ మరియు సోర్స్ డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలను తెరవండి (ఇది ఒకే సైట్ అయినా పర్వాలేదు). ఎంచుకోండి ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్ డ్రాప్-డౌన్ మెనులో. ఇది ప్రతి లైబ్రరీకి ఎక్స్‌ప్లోరర్ వీక్షణను తెరుస్తుంది. రెండు ఎక్స్‌ప్లోరర్ వీక్షణల మధ్య అంశాలను తరలించడానికి డ్రాగ్-&డ్రాప్ ఉపయోగించండి.
మూలం మరియు లక్ష్య స్థానాలు రెండూ కంటెంట్ రకాలను నిర్వచించినట్లయితే మీరు ఫోల్డర్‌లు మరియు ఫైల్‌లు రెండింటినీ తరలించవచ్చు మరియు కంటెంట్ రకాలను అలాగే ఉంచుకోవచ్చు. ఒకే మెటాడేటాను ఉపయోగించి మూలం మరియు లక్ష్య స్థానాలు రెండూ నిర్వచించబడినట్లయితే, ఈ పద్ధతి అనుకూల మెటాడేటాను కూడా కలిగి ఉంటుంది.
అయితే, ప్రక్రియ మాన్యువల్ మరియు ఇది తరలింపు కంటే ఎక్కువ కాపీ, అంటే మీరు తరలించిన తర్వాత మూల అంశాలను తొలగించాలి. ఇది సంస్కరణ చరిత్రను కలిగి ఉండదు లేదా సృష్టించిన, సృష్టించిన, సవరించిన మరియు లక్షణాల ద్వారా సవరించబడింది.
2. దీనికి తరలించండి/కాపీ చేయండి
ఉపయోగకరంగా మరియు సరళంగా ఉన్నప్పటికీ, ది తరలించడానికి మరియు దీనికి కాపీ చేయండి కమాండ్‌లు షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో మాత్రమే అందుబాటులో ఉంటాయి. వ్యాపారం కోసం OneDrive లేదా SharePoint నుండి పత్రాలను SharePoint లేదా OneDriveలోని గమ్యస్థానానికి తరలించడానికి ఈ ఎంపిక మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఫైల్‌ను ఎంచుకుని, రెండు ఆదేశాలలో దేనినైనా క్లిక్ చేయండి. ది తరలించడానికి ఎంపిక మీ పత్రాన్ని మెటాడేటా మరియు సంస్కరణ చరిత్ర రక్షణతో అదే లైబ్రరీలోని వేరే ఫోల్డర్‌కి, మరొక లైబ్రరీకి లేదా వేరే సైట్‌కి తరలిస్తుంది.
ఈ పద్ధతి తుది వినియోగదారులకు సరైనది, ఎందుకంటే ఇది సరళమైనది మరియు సూటిగా ఉంటుంది. ఇది ఫైల్‌లు మరియు ఫోల్డర్‌లను కాపీ చేయడానికి మరియు తరలించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. గొప్పదనం ఏమిటంటే ఇది కంటెంట్ రకాలు, అనుకూల మెటాడేటా సంస్కరణ చరిత్ర, మరియు లక్షణాల ద్వారా సృష్టించబడిన, సృష్టించబడిన, సవరించబడిన మరియు సవరించబడినవి. ది కాపీ చేయండి కమాండ్ చేయడానికి, అయితే, అత్యంత ఇటీవలి సంస్కరణను మాత్రమే కలిగి ఉంది - ప్రధాన ప్రతికూలత ఏమిటంటే, ఈ పద్ధతి షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌కు ప్రత్యేకమైనది.
3. కంటెంట్ మరియు నిర్మాణాన్ని నిర్వహించండి
మీరు షేర్‌పాయింట్ సర్వర్ యొక్క పబ్లిషింగ్ ఇన్‌ఫ్రాస్ట్రక్చర్ ఫీచర్‌ని ఎనేబుల్ చేస్తే, మీరు నావిగేట్ చేసినప్పుడు కంటెంట్ మరియు స్ట్రక్చర్‌ని మేనేజ్ చేసే లింక్‌ని చూడగలరు సైట్ అడ్మినిస్ట్రేషన్. ఈ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించి, మీరు పత్రాలను తరలించవచ్చు/కాపీ చేయవచ్చు. సృష్టించిన, సృష్టించిన, సవరించిన మరియు లక్షణాల ద్వారా సవరించబడిన సంస్కరణ చరిత్రను కలిగి ఉండగా, బహుళ డాక్యుమెంట్‌లను ఏకకాలంలో తరలించడంలో మీకు సహాయపడే అత్యుత్తమ హ్యాక్‌లలో ఇది ఒకటి. ఈ పద్ధతిని ఉపయోగించి కంటెంట్-రకం మరియు మెటాడేటా కూడా అలాగే ఉంచబడతాయి.
అయితే, మీరు పబ్లిషింగ్ ఫీచర్‌ని ఆన్ చేయాల్సి ఉంటుంది. అయినప్పటికీ, మీరు బహుళ ఫోల్డర్‌లను తరలించలేరు. బహుశా ఈ పద్ధతి యొక్క అతిపెద్ద ప్రతికూలత ఏమిటంటే దీన్ని ఉపయోగించడానికి మీరు సైట్ యజమాని అయి ఉండాలి. ఓహ్, మరియు ఇది ఒకే సైట్‌లో మాత్రమే పని చేస్తుంది.
4. కంటెంట్ ఆర్గనైజర్
కంటెంట్ ఆర్గనైజర్ ఫీచర్‌ని సక్రియం చేసి, ఆపై మీరు ఉపయోగించాలనుకుంటున్న రూటింగ్ నియమాలను ఎంచుకుని, మీరు డ్రాప్-ఆఫ్ లైబ్రరీలోకి తరలించాలనుకుంటున్న పత్రాన్ని ఉంచండి. ఈ పద్ధతి మీరు పత్రాలను ఏదైనా ఇతర సైట్‌కి తరలించడానికి కూడా అనుమతిస్తుంది. ఇది కాన్ఫిగర్ చేయడానికి కొంత సమయం పడుతుంది, కానీ మీరు దీన్ని ఒకసారి మాత్రమే చేయాలి. ఇది కంటెంట్ రకాలు మరియు అనుకూల మెటాడేటాను కూడా కలిగి ఉంటుంది.
ఇది సంస్కరణ చరిత్రను కలిగి ఉండదు మరియు నిర్వాహకుడు అవసరం అయితే, ఇది మీ పత్రాన్ని ఫోల్డర్‌లోకి మార్చడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే ఉపయోగకరమైన ఫీచర్‌ను కలిగి ఉంది.
5. షేర్‌పాయింట్ మైగ్రేషన్ సాధనం
షేర్‌పాయింట్‌లో పత్రాలను తరలించడం కొంచెం గమ్మత్తైనదని మైక్రోసాఫ్ట్‌కు తెలుసు. అందుకే కంపెనీ ఉచిత షేర్‌పాయింట్ మైగ్రేషన్ టూల్‌తో ముందుకు వచ్చింది. ఈ సాధనం మీ SharePoint సైట్ నుండి ఫైల్‌లు, ఫోల్డర్‌లు మరియు జాబితాలను కూడా కలిగి ఉండే చిన్న నుండి పెద్ద-స్థాయి మైగ్రేషన్‌ల వరకు ప్రతిదీ నిర్వహిస్తుంది. అంశాలు OneDrive లేదా SharePointకి తరలించబడతాయి.
ఈ పద్ధతి యొక్క అత్యంత స్పష్టమైన ప్రయోజనం ఏమిటంటే పెద్ద వలసలను నిర్వహించగల సాధనం యొక్క సామర్ధ్యం. ఇది చాలా అనుకూలీకరించదగినది మరియు సంస్కరణ చరిత్రను కలిగి ఉంటుంది. అయితే, ఇది 2013కి ముందు షేర్‌పాయింట్ వెర్షన్‌లకు అనుకూలంగా లేదు. దీనికి విరుద్ధంగా, కొన్ని థర్డ్-పార్టీ మైగ్రేషన్ ఉత్పత్తులు గణనీయంగా అనుకూలీకరించదగినవి.
6. మూడవ పక్ష ఉత్పత్తులు
చాలా నాణ్యమైన థర్డ్-పార్టీ డాక్యుమెంట్ మైగ్రేషన్ ఉత్పత్తులు ఉచితం కాదు, కానీ అవి అద్భుతంగా పని చేస్తాయి, ముఖ్యంగా పెద్ద-స్థాయి వలసల కోసం. అవి స్కేలబుల్ మరియు అత్యంత అనుకూలీకరించదగినవిగా ఉంటాయి. ఈ ఉత్పత్తులలో చాలా వరకు కంటెంట్ రకాలు, మెటాడేటా, అన్ని ప్రాపర్టీలు మరియు వెర్షన్ హిస్టరీతో సహా అన్నింటినీ నిలుపుకోగల సామర్థ్యాన్ని కలిగి ఉంటాయి.
మరోవైపు, ఈ పద్ధతికి డబ్బు ఖర్చు అవుతుంది. పత్రాలను తరలించడంలో మీకు సహాయపడే సాధనం కోసం మీరు చెల్లిస్తున్నారనే వాస్తవాన్ని మీరు పరిగణించినప్పుడు, SharePoint ఇప్పటికే వినియోగదారు-స్నేహపూర్వక ఎంపికతో ఎందుకు రాలేదని మీరు ఆశ్చర్యపోతారు. ఇక్కడ మరొక ప్రతికూలత ఏమిటంటే, థర్డ్-పార్టీ ఉత్పత్తులను కాన్ఫిగర్ చేయడానికి మరియు అమలు చేయడానికి అడ్మిన్ అవసరం.
7. కస్టమ్ సొల్యూషన్
చివరగా, మీరు REST API వంటి వివిధ పద్ధతుల ద్వారా మీ స్వంత అనుకూల పరిష్కారాన్ని కోడ్ చేయవచ్చు. తుది వినియోగదారు దేనినీ రూట్ చేయనవసరం లేదు, మీరు మీకు నచ్చినంత అనుకూలీకరించవచ్చు మరియు ప్రతిదీ పత్రాల్లోనే ఉంచబడిందని మీరు నిర్ధారించుకోవచ్చు. మరొక వైపు, మీరు కోడ్ చేయగలగాలి మరియు కోడ్ రాయడం మరియు నిర్వహించడం కోసం కొంత సమయం వెచ్చించాలి, ఇది ఉత్పత్తి నవీకరణల సమయంలో ముఖ్యంగా గమ్మత్తైనది.
మీ పద్ధతిని ఎంచుకోండి
షేర్‌పాయింట్‌లో డాక్యుమెంట్‌లను తరలించడానికి మరిన్ని పద్ధతులు ఉన్నాయి, అయితే ఇవి మీ అవసరాలను చాలా వరకు కవర్ చేయాలి. ముందుగా మీకు ఏమి అవసరమో పరిగణించండి మరియు ప్రతిదానికి ఏ పద్ధతిని ఉపయోగించాలో మీకు త్వరలో తెలుస్తుంది.
మీరు ఈ పద్ధతుల్లో దేనిని ఇష్టపడతారు? మీరు ఒకటి కంటే ఎక్కువ ఉపయోగించారా? చర్చించండి.