Outlookతో ఉత్పాదకతను పెంచడానికి 11 ఉత్తమ చిట్కాలు

6లో 1వ చిత్రం

సంబంధిత చూడండి మీ Windows ల్యాప్‌టాప్‌ను ఎలా వేగవంతం చేయాలి: PC పనితీరును పెంచడానికి 9 మార్గాలు 10 Windows 10 సమస్యలు మరియు మీరు వాటిని ఎలా పరిష్కరించగలవు అవును, మేము కాన్బన్: మీ పిల్లలను నిర్వహించడానికి సాంకేతిక ఆలోచనను ఉపయోగించడం

లక్షలాది మంది వ్యక్తులు తమ ఇమెయిల్ మరియు క్యాలెండర్‌ని కార్యాలయంలో మరియు ఇంట్లో నిర్వహించడానికి Microsoft Outlookని ఉపయోగిస్తున్నారు. ఇది దాని ఉపయోగానికి నిదర్శనం, కానీ నిజం ఏమిటంటే దాని లక్షణాలను ఎలా ఎక్కువగా ఉపయోగించాలో కొంతమందికి నిజంగా తెలుసు.

కొన్ని సాధారణ ఉపాయాలను నేర్చుకోవడం వల్ల మీ సమయాన్ని ఆదా చేయవచ్చు, మరింత సమర్థవంతంగా పని చేయడంలో మీకు సహాయపడుతుంది మరియు మీ ఇల్లు మరియు కార్యాలయ జీవితాన్ని కూడా సమకాలీకరించవచ్చు. ఈ చిట్కాలు Outlook 2013, 2016, 2019 మరియు Microsoft 365 వైపు దృష్టి సారించాయి, అయితే చాలా వరకు Outlook యొక్క పాత వెర్షన్‌లకు కూడా వర్తిస్తాయి.

చిట్కా #1: త్వరిత భాగాలను ఉపయోగించి పునరావృత టైపింగ్‌ను తొలగించండి

మీరు క్రమం తప్పకుండా టెక్స్ట్ యొక్క ప్రామాణిక బ్లాక్‌ని టైప్ చేయవలసి వస్తే, మీరు దానిని a గా సేవ్ చేయవచ్చు "త్వరిత భాగం" మీ ఇమెయిల్‌లలో సులభంగా చొప్పించడం కోసం.

1. కంపోజర్ విండోలో వచనాన్ని హైలైట్ చేయండి.

   

2. క్లిక్ చేయండి "చొప్పించు" రిబ్బన్ మెనుని రోల్ అవుట్ చేయడానికి ట్యాబ్.

   

3. ఎంచుకోండి "త్వరిత భాగాలు" మరియు ఎంచుకోండి “ఎంపికను త్వరిత భాగాల గ్యాలరీకి సేవ్ చేయండి.

   

4. క్లిక్ చేయండి "అలాగే" కొత్త క్విక్ పార్ట్ పదబంధాన్ని సేవ్ చేయడానికి పాప్అప్ ఫ్రేమ్‌లో.

   

భవిష్యత్తులో, మీరు అదే టెక్స్ట్ బ్లాక్‌ని టైప్ చేయడం ప్రారంభించినప్పుడు, అది సూచనగా పాప్ అప్ అవ్వడాన్ని మీరు చూస్తారు. కొట్టుట "తిరిగి" వచనాన్ని పూర్తిగా చొప్పించడానికి. మీరు ఉపయోగించి మౌస్‌తో మీ పదబంధాన్ని కూడా ఎంచుకోవచ్చు "త్వరిత భాగాలు" కింద పడేయి. ప్లేస్‌మెంట్ ఎంపికల కోసం దానిపై కుడి-క్లిక్ చేయండి లేదా త్వరిత భాగాలు మరియు ఇతర “బిల్డింగ్ బ్లాక్‌లను” సవరించండి మరియు నిర్వహించండి.

చిట్కా #2: భవిష్యత్ సమయంలో అందించడానికి సందేశాన్ని వ్రాయండి

మీరు వెంటనే భాగస్వామ్యం చేయకూడదనుకునే కొన్ని వార్తలు లేదా సందేశాలు ఉంటే, Outlook నిర్దిష్ట సమయం వరకు డెలివరీని వాయిదా వేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

1. మీ ఇమెయిల్ వ్రాసి మీ గ్రహీతను జోడించండి. మీరు మామూలుగానే పంపడానికి ప్రతిదీ సిద్ధం చేసుకోండి.

   

2. "ఐచ్ఛికాలు" టాబ్ క్లిక్ చేయండి. దాని క్రింద ఒక ఫ్లైఅవుట్ మెను కనిపిస్తుంది.

   

3. నొక్కండి "డెలివరీ ఆలస్యం" లేదా "లోని చిన్న బాణం చిహ్నాన్ని ఎంచుకోండిపంపు” బాక్స్, మీ Outlook వెర్షన్ మరియు OS ఆధారంగా.

   

   

4. పాప్‌అప్ ఫ్రేమ్‌లో, మీరు స్వీకర్త ఇమెయిల్‌ను స్వీకరించాలనుకుంటున్న తేదీ మరియు సమయాన్ని ఎంచుకుని, ఆపై క్లిక్ చేయండి "దగ్గరగా" లేదా "పంపు" మీ Outlook వెర్షన్ మరియు OS ఆధారంగా.

   

   

5. క్లిక్ చేయండి "పంపు" పూర్తి చేసినప్పుడు.

   

6. మీరు Exchange సర్వర్‌ని ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు ఇప్పుడు Outlookని మూసివేయవచ్చు. మీరు POP లేదా IMAPని ఉపయోగిస్తుంటే, పేర్కొన్న పంపే సమయం ముగిసే వరకు మీరు అప్లికేషన్‌ను తెరిచి ఉంచాలి.

   

మీరు తేదీ మరియు సమయాన్ని కూడా అప్‌డేట్ చేయవచ్చు లేదా సందేశాన్ని పంపే ముందు పూర్తిగా తొలగించవచ్చు. సందర్శించండి "చిత్తుప్రతులు" ఫోల్డర్ మరియు క్లిక్ చేయండి "పంపడాన్ని రద్దు చేయి." అప్పుడు మీరు సందేశాన్ని మళ్లీ సృష్టించి, కొత్త తేదీ లేదా సమయానికి పంపవచ్చు.

చిట్కా #3: సాధారణ శోధనల కోసం ఫోల్డర్‌ను సృష్టించండి

మీరు సందేశ జాబితా పైన ఉన్న శోధన ఫీల్డ్‌లో పదాలు లేదా పదబంధాలను టైప్ చేయడం ద్వారా ప్రస్తుత ఫోల్డర్‌ను ఎల్లప్పుడూ శోధించవచ్చు. అయితే, తరచుగా శోధించే పదాల కోసం, మీరు aతో ఉద్యోగాన్ని సులభతరం చేయవచ్చు "వెతకండి" ఫోల్డర్.

కు వెళ్ళండి "ఫోల్డర్" ట్యాబ్ మరియు కుడి క్లిక్ చేయండి "శోధన ఫోల్డర్" ఒకదాన్ని సృష్టించడానికి. వివిధ రకాల టెంప్లేట్‌ల నుండి ఎంచుకోండి (నిర్దిష్ట వ్యక్తుల నుండి ఇమెయిల్, ముఖ్యమైనదిగా గుర్తించబడిన మెయిల్ మొదలైనవి) లేదా వీటిని ఉపయోగించి మీ స్వంత ప్రమాణాలను సెటప్ చేయండి “అనుకూల శోధన ఫోల్డర్‌ను సృష్టించండి” ఎంపిక.

Outlook విండో యొక్క ఎడమ వైపున ఉన్న ఫోల్డర్ల పేన్‌లో మీ కొత్త శోధన ఫోల్డర్ కనిపిస్తుంది; మీరు ఎంచుకున్న షరతులకు అనుగుణంగా సందేశాలను చూడటానికి దానిపై క్లిక్ చేయండి. కుడి క్లిక్ చేసి ఎంచుకోండి "ఫోల్డర్ పేరు మార్చు" దానికి అనుకూలమైన పేరు పెట్టడానికి.

చిట్కా #4: త్వరిత దశలతో పునరావృతమయ్యే పనులను ఆటోమేట్ చేయండి

సహోద్యోగికి ఇన్‌కమింగ్ ఇమెయిల్‌ను ఫార్వార్డ్ చేయడం లేదా గ్రహీతల సమూహాన్ని సమావేశానికి ఆహ్వానించడం వంటి నిర్దిష్ట పనిని మీరు క్రమం తప్పకుండా నిర్వహిస్తున్నట్లు మీరు కనుగొంటే, అప్పుడు త్వరిత దశలు మీ సమయాన్ని ఆదా చేయవచ్చు. మీరు ముందే నిర్వచించిన సమితిని కనుగొంటారు త్వరిత దశలు మధ్యలో హోమ్ ట్యాబ్, కానీ ఫీచర్ యొక్క నిజమైన శక్తి మీ స్వంతంగా నిర్వచించడంలో వస్తుంది.

డ్రాప్‌డౌన్ బాణంపై క్లిక్ చేసి, ఎంచుకోండి "కొత్త త్వరిత అడుగు" మీ మౌస్‌ని ఒక్కసారి నొక్కడం ద్వారా సందేశాలను వర్గీకరించడం, తరలించడం, ఫ్లాగ్ చేయడం మరియు తొలగించడం వంటి అనుకూల చర్యల క్రమాన్ని రూపొందించడానికి.

పుల్అవుట్ బాణంపై క్లిక్ చేయడం, లోపల దిగువ-కుడి విభాగంలో కనుగొనబడింది "త్వరిత దశలు" రిబ్బన్ సమూహం, మీరు సత్వరమార్గాలను నకిలీ చేసి సవరించగలిగే డైలాగ్‌ను తెరుస్తుంది, తద్వారా మీరు థీమ్‌పై అనేక రకాల వైవిధ్యాలను సృష్టించవచ్చు.

చిట్కా #5: మీ మెయిల్‌ను నియమాలు మరియు షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌తో క్రమబద్ధీకరించండి

ది 'నియమాలు' లో డౌన్ డౌన్ 'కదలిక' యొక్క విభాగం 'ఇల్లు' సందేశాలు వచ్చినప్పుడు స్వయంచాలకంగా ప్రాసెస్ చేయడానికి నియమాలను రూపొందించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి ట్యాబ్ ఎంపికలను అందిస్తుంది. మీరు క్లిక్ చేయడానికి ముందు సందేశాన్ని ఎంచుకుంటే, ఇది సారూప్య సందేశాలను ప్రభావితం చేసే నియమాన్ని రూపొందించడానికి ఆఫర్ చేస్తుంది. ఎంచుకోండి "నియమం సృష్టించు" మరియు పంపినవారు, గ్రహీత, పరిమాణం, తేదీ మొదలైనవాటితో సహా తనిఖీ చేయడానికి అన్ని రకాల ప్రమాణాలను సెట్ చేసే ఎంపిక మీకు అందించబడుతుంది. సెట్ ప్రమాణాలకు సరిపోయే ఇమెయిల్‌లకు ఏమి జరగాలో మీరు కూడా ఎంచుకోవచ్చు.

ఇదే లక్షణం షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్, మీరు క్లిక్ చేయడం ద్వారా కనుగొనవచ్చు "సెట్టింగులను వీక్షించండి" అనుసరించింది "చూడండి" ట్యాబ్. ఇది సందేశాలను తరలించదు లేదా ప్రాసెస్ చేయదు, కానీ ఇది నిర్దిష్ట ప్రమాణాలకు సరిపోయే ఇమెయిల్‌లను పేర్కొన్న ఫాంట్ మరియు రంగులో ప్రదర్శిస్తుంది, కాబట్టి మీరు వాటిని మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో తక్షణమే గుర్తించవచ్చు.

చిట్కా #6: అవసరం లేని సందేశాలను స్వయంచాలకంగా క్లియర్ చేయండి

మీరు స్థలాన్ని ఆదా చేయాలనుకుంటే లేదా అపరిమితమైన ఇమెయిల్ ట్రయిల్‌ను చక్కదిద్దాలనుకుంటే, ది శుబ్రం చేయి Outlook 2013లోని సాధనం మరియు తదుపరిది సహాయపడుతుంది. ఇది పూర్తి ఇమెయిల్ సంభాషణను విశ్లేషిస్తుంది మరియు తదుపరి సందేశంలో పూర్తిగా కోట్ చేయబడిన ఏవైనా సందేశాలను తొలగిస్తుంది-ఆ విధంగా, తదుపరి సందేశాలను తనిఖీ చేయడం ద్వారా మీరు ఇంకా ఏమి చెప్పారో చూడవచ్చు.

ఉపయోగించడానికి శుబ్రం చేయి, దాని డ్రాప్‌డౌన్ మెనుని క్లిక్ చేయండి "ఇల్లు" ట్యాబ్ చేసి, మీరు ఒకే సంభాషణను లేదా మొత్తం ఫోల్డర్‌ను చక్కబెట్టాలనుకుంటున్నారా అని ఎంచుకోండి. మీ సెట్టింగ్‌లపై మరింత నియంత్రణను అమలు చేయడానికి, క్లిక్ చేయండి "సెట్టింగ్‌లు" ఏ విధమైన సందేశాలను తీసివేయాలి మరియు ఏవి ఒంటరిగా ఉంచాలి అనేవి ఎంచుకోవడానికి పాప్అప్ హెచ్చరికలోని బటన్.

చిట్కా #7: మీ మెయిల్ మరియు క్యాలెండర్‌కు యాక్సెస్‌ను డెలిగేట్ చేయండి

ఒక నిర్దిష్ట పరిస్థితి లేదా ఈవెంట్‌కు మీరు Outllok ఖాతా యాక్సెస్‌ని మరొక వ్యక్తికి అందించాల్సిన అవసరం ఉన్నట్లయితే, మీరు మీ ఇన్‌బాక్స్ మరియు అపాయింట్‌మెంట్‌లను నిర్వహించడానికి వేరొకరిని తాత్కాలికంగా అనుమతించవచ్చు. దీన్ని సెటప్ చేయడానికి, తెరవండి “ఫైల్” టాబ్, ఆపై క్లిక్ చేయండి "ఖాతా సెట్టింగ్‌లు" డౌన్ డౌన్ మరియు ఎంచుకోండి "ప్రాప్తి ప్రతినిధి." క్లిక్ చేయండి "జోడించు" మరియు మీరు యాక్సెస్ మంజూరు చేయాలనుకుంటున్న వ్యక్తి (లేదా వ్యక్తులు) పేరును నమోదు చేయండి.

మీరు అనుమతుల కోసం డ్రాప్‌డౌన్‌ల సెట్‌ను చూస్తారు. డిఫాల్ట్ సెట్టింగ్‌లు మీ క్యాలెండర్ మరియు టాస్క్ జాబితాను యాక్సెస్ చేయడానికి మరియు అప్‌డేట్ చేయడానికి మీ ప్రతినిధిని అనుమతిస్తాయి, అయితే ఇమెయిల్ మరియు పరిచయాలు ప్రైవేట్‌గా ఉంటాయి. మీరు మీ అవసరాలకు అనుమతులను సర్దుబాటు చేయవచ్చు.

గమనిక: ఒక ప్రతినిధి తప్పనిసరిగా మీరు వలె Outlook యొక్క అదే సంస్కరణను ఉపయోగిస్తున్నారు మరియు మీరు వాటిని యాక్సెస్ చేయాలనుకుంటున్న అంశాలు తప్పనిసరిగా Exchange సర్వర్‌లో నిల్వ చేయబడాలి. మీ హార్డ్ డ్రైవ్‌లో నివసించే మీ మెయిల్‌బాక్స్‌కి ప్రతినిధికి యాక్సెస్ ఉండదు.

చిట్కా #8: రీడ్ రసీదులను నిర్వహించండి

కృతజ్ఞతగా, Outlook రీడ్ రసీదును పంపే ముందు అనుమతిని అడిగేంత చక్కగా ప్రవర్తిస్తుంది; పై క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు దాని ప్రవర్తనను మరింత అనుకూలీకరించవచ్చు “ఫైల్” ట్యాబ్, తెరవడం "ఐచ్ఛికాలు" ఎంచుకోవడం "మెయిల్" వీక్షించండి మరియు క్రిందికి స్క్రోల్ చేయండి 'ట్రాకింగ్' విభాగం. పంపిన రసీదు అభ్యర్థనల ఫ్రీక్వెన్సీని కాన్ఫిగర్ చేయడానికి, ఎంచుకోండి "ఎల్లప్పుడూ" లేదా "ఎప్పుడూ" లేదా మీ స్వంత రసీదు అభ్యర్థన సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయండి.

డెలివరీ రసీదుని అభ్యర్థించగల సామర్థ్యం ఒక ఉపయోగకరమైన ఎంపిక, ఇది మీ ఇమెయిల్ గ్రహీత యొక్క మెయిల్ సర్వర్‌కు చేరుకుందని నిర్ధారిస్తుంది, ఇది వాస్తవానికి తెరిచినప్పుడు నోటిఫికేషన్‌ను నొక్కి చెప్పకుండా.

చిట్కా #9: సమయ మండలాలు

మీరు పని కోసం ప్రయాణిస్తుంటే, Outlookలో మీటింగ్‌లు మరియు అపాయింట్‌మెంట్‌లు తప్పుగా స్థానిక సమయానికి చూపబడటం వల్ల కలిగే నిరాశ మీకు తెలుస్తుంది. కృతజ్ఞతగా, మీరు మీ సెట్టింగ్‌ల నుండి సమయ మండలాలను నియంత్రించవచ్చు. కింద “ఫైల్,” కోసం చూడండి "ఐచ్ఛికాలు" మరియు ఎంచుకోండి "క్యాలెండర్" మీ తెరవడానికి "సమయమండలం" సెట్టింగులు. మీరు మీ స్థానిక సమయ మండలిని మార్చిన తర్వాత, ఇమెయిల్ టైమ్‌స్టాంప్‌లు మరియు క్యాలెండర్ నమోదులు తగిన ఆఫ్‌సెట్‌తో చూపబడతాయి.

మీరు చూపబడేలా రెండవ టైమ్ జోన్‌ను కూడా కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు, ఉదాహరణకు, మీరు ఇంటికి తిరిగి వచ్చిన సమయాన్ని ట్రాక్ చేయవచ్చు లేదా విదేశాలలో ఉన్న మీ సహోద్యోగులు మీరు కార్యాలయ సమయాల్లో వారిని పట్టుకున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి మరియు చేయకూడదని నిర్ధారించుకోవడానికి వారికి సమయం ఎంత అని చూడవచ్చు. t రోజులో అసౌకర్య సమయంలో వారిని సంప్రదించండి. క్లిక్ చేయండి “సమయ మండలాలను మార్చుకోండి” ఒక ప్రదేశం నుండి మరొక ప్రదేశానికి సులభంగా మారడానికి.

చిట్కా #10: స్టిక్కీ నోట్స్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించండి

Outlook మీకు ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని గుర్తు చేయడంలో లేదా గమనించడంలో సహాయపడటానికి అంతర్నిర్మిత స్టిక్కీ నోట్స్ ఫీచర్‌ని కలిగి ఉంటుంది. నొక్కండి “Ctrl + Shift + N” కొత్త గమనికను సృష్టించడానికి Outlook ఇంటర్‌ఫేస్‌లో ఎక్కడి నుండైనా దాన్ని లాగవచ్చు మరియు స్క్రీన్‌పై ఎక్కడైనా ఉంచవచ్చు. డిఫాల్ట్‌గా, గమనికలు లేత పసుపు రంగులో కనిపిస్తాయి, కానీ మీరు వాటిని వర్గాలకు కేటాయించవచ్చు, దీని వలన అవి అనుబంధిత రంగుకు మారుతాయి.

మీ గమనికలను నిర్వహించడానికి, దానిపై క్లిక్ చేయండి "గమనిక" యొక్క దిగువన ఉన్న చిహ్నం 'చూడండి' ప్యానెల్. అక్కడ నుండి, మీరు గమనికలను కాపీ చేయవచ్చు, నిర్వహించవచ్చు మరియు ముద్రించవచ్చు. మీరు నిర్దిష్ట వచనాన్ని కలిగి ఉన్న గమనికల కోసం విండో యొక్క కుడి ఎగువ భాగంలో ఉన్న ఫీల్డ్ ద్వారా కూడా శోధించవచ్చు.

చిట్కా #11: గుప్తీకరించిన ఇమెయిల్

మీ సందేశాలు నిజంగా మీ నుండి వచ్చినవని మీరు నిరూపించుకోవాలనుకుంటే, Outlook మీ ఇమెయిల్‌లను క్రిప్టోగ్రాఫికల్‌గా సంతకం చేయగలదు. మీరు ఒక అడుగు ముందుకు వేసి, టెక్స్ట్ మరియు జోడింపులను ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయవచ్చు, తద్వారా మీరు కీని షేర్ చేసిన స్వీకర్తలు మాత్రమే వాటిని చదవగలరు. దీన్ని సెటప్ చేయడానికి, క్లిక్ చేయడం ద్వారా "ట్రస్ట్ సెంటర్ సెట్టింగ్‌లు" తెరవండి “ఫైల్ | ఎంపికలు | ట్రస్ట్ సెంటర్" మరియు ఎంచుకోవడం "ఈ-మెయిల్ సెక్యూరిటీ."

ఇమెయిల్‌లను గుప్తీకరించడం మరియు డిజిటల్ సంతకాన్ని జోడించడం అనేది సంబంధిత పెట్టెలను టిక్ చేసినంత సులభం, కానీ మీరు దీన్ని సృష్టించి, దిగుమతి చేసుకోవాలి డిజిటల్ ID మీకు ఇప్పటికే ఒకటి లేకుంటే. క్లిక్ చేయండి "డిజిటల్ ఐడిని పొందండి..." ఉచిత ఇమెయిల్ సర్టిఫికేట్‌లను అందించే కొమోడోతో సహా అనేక రకాల ప్రొవైడర్‌లకు లింక్‌లను చూడటానికి.